1. 減輕勞動強度，提高操作效率

裝滿檔案的架體可重達數噸重，即使架體及安裝質量非常優秀，手搖一列輕松不吃力，但通常超過5列就會非常費力或不可行，但使用密集架的目的就是為了節省空間，當數十列密集架共享一個通道時，要開啟靠近固定列的通道就會顯得效率非常低下，需要如同螞蟻搬家般進行多次操作才可完成，很容易使得檔案管理員不愿意去開啟密集架，檔案取放不愿意及時處理而選擇堆積事務集中處理，從而導致效率低下且容易出錯。

手搖速度很慢，80cm的通道手搖需要20秒以上，而智能密集架的操作時間能在10秒以下。

密集架數量較多時，頻繁操作密集架的開合，單純靠手搖操作會讓管理人員產生畏懼感及懶惰行為，從而降低檔案管理的效率。

2. 適應信息化發展方向

現代社會是高度信息化的社會，傳統手動密集架仍然需要電腦管理軟件來管理存放的檔案，但缺乏電腦管理軟件與架體的信息互動。比如：檔案存放的具體位置只能在管理軟件上查看，而管理電腦通常與庫房有一定距離，很難做到檔案的精確位置管理。管理人員在庫房無法實時與數據庫進行信息互動，改變位置或發現錯誤等。

智能密集架在管理軟件或智能設備上查找到的檔案可遠程開架，管理員只需要直接到提前開啟的架體上取放檔案，不需要記憶位置。管理員在架體的操作面板上可以查看架體的存放數量及目錄，隨時對照發現問題，減少錯誤提高管理水平。

庫房的溫濕度需要人工定期記錄，現代的智能密集架系統具備自動溫濕度記錄及曲線查看功能，并具備溫濕度超限告警功能。

智能密集架系統可以提供管理員之間或管理員與讀者之間的一種文字交互平臺。比如：管理員可以在所有列的操作液晶屏上顯示：今天提前在15:30閉館，請盡快辦理手續。

智能密集架系統可以提供管理員之間或管理員與讀者之間的一種語音交互平臺。比如：管理員可以管理軟件上輸入文字，讓系統自動語音播報：今天提前在15:30閉館，請盡快辦理手續?；蛘?，輸入一段文字留言轉換語音給下一個管理員，提醒他（她）注意一些事項。

大型庫房可以用不同顏色來區分不同的團體，甚至一個團體內的特定列，從而方便用戶使用。比如：提醒到紅色區域拿檔案，或紅色區域的藍色列拿檔案。

3. 提升管理水平

手動密集架全部信息管理完全依賴于管理計算機上的管理軟件。智能密集架可實現管理軟件、智能設備（平板電腦、智能手機等）、架體的信息融合及交互。例如檔案的查詢可在任意列的操作屏幕上進行并在人員到達目標架體前，提前遠程打開架體。檔案的存放位置變更、單個格位檔案盤點等均可在任意位置進行。無人操作的架體可在規定時間自動處于關閉狀態。定期讓架體均勻打開讓空氣對流通風進行防潮。人員進入架體照明燈自動點亮，人員出架自動熄滅。檔案存放位置精細化顯示及語音播報等特性均大幅提升了檔案管理能力及水平。

4. 安全性擔憂

設計粗糙的產品在任何行業均存在安全性問題。具備本質安全的防擠壓保護功能的系統能絕對確保使用人員的人身安全。

5. 可靠及穩定性擔憂

很多用戶不采用智能（電動）密集架是出于對系統可靠及穩定性的恐懼。智能（電動）密集架發展的十多年確實產生了許多良莠不齊的產品，一些不良產品也損害了行業聲譽，有早期安裝的產品目前很多都不能正常使用，即使現在有些公司的產品仍然存在問題。

良好設計的系統壽命能超過20年，比架體的壽命還長。對壽命問題的擔心是不必要的，但對技術及廠家的選擇是需要慎重考慮的。

6. RFID應用

RFID電子標簽近年來在物聯網中得到廣泛的應用，在檔案（圖書）管理中也有很多實踐。傳統的條碼管理簡單、廉價，但條碼讀取只能在短距離的可視范圍，操作效率不高。而RFID電子標簽具備非接觸式讀取功能，盤點方便。在加裝通道門情況下，具備防盜功能。

早期應用在檔案（圖書）中的電子標簽大多采用13.56Mhz的高頻，采用ISO 15693而不是ISO 14443B標準。特點是：技術成熟、標簽體積大、讀寫距離近、標簽價格高。

超高頻電子標簽應該是未來的趨勢，因為其標簽價格低、標簽體積小、讀寫距離遠。但超高頻相比有一個小的缺陷：讀寫距離不連續，存在跳躍點（某些點讀不到，稍微挪動位置又能讀到。

近年應用上，超高頻占據了主流。

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